Найм персоналу: як вибудувати процес, який працює

Найм — це не тільки про пошук людей

Найм персоналу — це послідовний процес, який охоплює весь шлях кандидата: від усвідомлення потреби у новій ролі — до адаптації працівника на посаді. Це система, що має бути структурованою, мати відповідальних, інструменти й аналітику.

Інакше кажучи — найм не закінчується на підписанні оферу, а починається — задовго до публікації вакансії.

Дані показують, що повна вартість найму співробітника може бути до п’яти разів вищою за його річну зарплату. Це включає не лише витрати на підбір та навчання, а й втрати продуктивності, витрати менеджменту на адаптацію й можливі репутаційні втрати.

Тому важливо вибудовувати процес не інтуїтивно, а системно — щоб не витрачати ресурс компанії даремно.

Як вибудувати ефективний процес найму

Визначити потребу

Перед тим як запустити пошук, варто відповісти на запитання: що саме ми хочемо змінити, делегувати або масштабувати в команді? І чи обов’язково для цього наймати нову людину?

SHRM опитала понад 2000 фахівців з управління персоналом, і 69% повідомили про труднощі з підбором персоналу на свої штатні посади протягом останніх 12 місяців.

Якщо не знаєте, кого шукати – навряд знайдете “того самого”.

Створити профіль і ролі для майбутньої позиції

Вакансія починається не з тексту, а з глибокого розуміння очікувань:

• яку саме функцію має виконувати кандидат;
• яких результатів очікується через 3, 6 і 12 місяців;
• які hard і soft skills критично важливі;
• якого типу досвіду вимагає конкретне середовище: корпоративне, продуктове тощо.

Це дозволяє уникнути розмитих фраз на кшталт “стресостійкість” або “відповідальність” і сфокусуватися на реальних завданнях.

Замість “Контент-менеджер із досвідом від 3 років” напишіть “Фахівчиня, яка зможе вести повний цикл створення контенту для HR-аудиторії: від збору брифа до SEO-публікації в CMS. Досвід роботи з корпоративними блогами — від 2 років”.

Якщо ви хочете глибше зануритись у цю тему, рекомендуємо також ознайомитись зі статтею “Як скласти портрет кандидата: покроковий гайд + зразок”.

Продумати текст вакансії: зрозуміло, чесно, у вашому тоні

Перший контакт кандидата з компанією — саме вакансія. Якщо вона сформульована загальними словами, без логіки та конкретики — відгуки будуть нерелевантними.

Рекомендації:

• починайте з короткої інформації про суть ролі;
• чітко сформулюйте завдання, а не лише “обов’язки”;
• уникайте штампів на кшталт “дружній колектив”, “карʼєрні можливості”;
• надайте базову інформацію про умови: графік, формат роботи, локацію;
• підпишіть вакансію (HR-фахівчиня, керівниця напряму) — це додає довіри.

Дружньо нагадуємо й про законодавчі вимоги написання вакансій 🙂

Вибудувати воронку найму: з чіткими етапами й відповідальними

82% компаній вважають, що дані є критично важливими для прийняття рішень щодо залучення талантів. Отже, без відстеження показників рекрутингу компанія потенційно втрачає можливості найняти найкращих талантів.

Після публікації вакансії варто одразу налаштувати етапи, за якими проходитимуть кандидати. Це допоможе: відстежувати, на якому кроці хто зупинився, уникати дублювання — якщо хтось уже пройшов інтерв’ю або отримав фідбек, а ще визначати вузькі місця: де затримки, де найменше конверсії тощо.

Зазвичай, базова структура воронки найму виглядає так:

1. Попередній відбір — за резюме, супровідним листом або анкетою.
2. Скринінг-дзвінок — 15–20 хвилин з HR-фахівчинею.
3. Основна співбесіда — з керівницею напряму або технічним спеціалістом.
4. Тестове завдання або кейс — якщо потрібно оцінити логіку, якість або стиль роботи.
5. Фінальне інтерв’ю — узгодження очікувань, оферу, умов старту.

Проте це дуже гнучкий інструмент, який варто адаптувати під потреби та підходи бізнесу.

Візуалізувати процес у системі — щоб не губити кандидатів і дані

Коли воронка прописана, саме час перенести її в зручний цифровий формат. Особливо, якщо над однією вакансією працюють кілька людей або відкрито більше ніж дві позиції одночасно. Усе, що залишається «в голові» або в Excel — рано чи пізно дає збої.

Саме для цього необхідна ATS — система управління кандидатами (applicant tracking system).

За даними дослідження SHRM, 43% респондентів заявили, що використовують інструменти штучного інтелекту перегляду або перевірки резюме кандидатів та автоматизації пошуку кандидатів.

Як працює ATS — на прикладі HURMA

У ATS HURMA, кожна вакансія — це окремий проєкт з етапами, кандидатами, оцінками та історією. Ви бачите не лише резюме, а й те, як рухався кандидат у процесі, хто з ним спілкувався, який фідбек залишили колеги.

Серед ключових можливостей:

• канбан-дошка кандидатів: легко відстежити, хто на якому етапі, та не втратити жоден фідбек;
• автоматичні листи та шаблони: відповідь на відгук, запрошення на співбесіду, повідомлення про відмову — усе оформлюється швидко й професійно;
• нагадування про зворотний звʼязок: щоб менеджери не забували дати оцінку;
• інтеграція з job-порталами: кандидати автоматично потрапляють у воронку;
• аналітика: середній час на найм, джерела, які приносять найякісніших кандидатів, воронка по кожній вакансії.

Замість розрізнених листів і повідомлень у месенджерах — централізований простір, де вся команда бачить реальний статус найму.

Вже понад 1000 компаній використовують HURMA для ефективного найму – автоматизуйте рекрутинг і ви, спробуйте безплатну демоверсію!

Реальні приклади впровадження ATS

Щоб краще зрозуміти, як все працює на практиці, подивіться кейси впровадження ATS в компаніях різного масштабу — від консалтингу до IT. Ви побачите, як за кілька днів рекрутери перейшли на нову систему, скоротили час на закриття вакансій і змогли нарешті звести весь підбір в одну вкладку.

Поради з аналітики: що варто вимірювати в наймі персоналу

Якщо ви не вимірюєте, що відбувається на кожному етапі найму — ви не зможете покращити процес. Аналітика допомагає зрозуміти, де саме губляться кандидати, які джерела працюють краще за інші, і чому деякі вакансії закриваються за 10 днів, а інші — за 45.

Базові метрики, які варто відстежувати:

1. Час на закриття вакансії — скільки днів минає від моменту відкриття до оферу.
2. Кількість кандидатів на одну позицію — і який відсоток доходить до співбесіди.
3. Конверсія з відгуку в офер — що показує ефективність воронки.
4. Джерела кандидатів — які канали приводять людей, які реально приймають офер.
5. Офер-акцепт-рейт — частка кандидатів, які приймають пропозицію.

Успішність випробувального періоду — скільки новачків залишаються після 3 місяців.

HURMA автоматично підраховує ці метрики. Ви бачите дашборд з усіма ключовими цифрами: середній час найму, ефективність кожного джерела, етапи, на яких найчастіше відбувається відсів. І все це — без Excel, без ручного зведення звітів і без втрати історії найму.

Висновки

Ефективний найм — це не про вміння «швидко знайти людину». Це про побудову процесу, який працює стабільно.

За оцінкою SHRM, компанії, які впровадили автоматизовані ATS та інструменти ШІ, не лише підвищують швидкість закриття вакансій, а й покращують досвід кандидатів. А в умовах конкуренції за таланти — це вже вимога ринку.

Спробуйте HURMA для автоматизації рекрутингу – єдиний простір, де працює команда: від найму до аналітики.